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1. Definizioni

Nel presente documento le seguenti espressioni, sia al singolare che al plurale, assumono il significato indicato:

„Struttura“: la struttura ricettiva individuata dal sito 4starbologna.com, ubicata a Bologna.
„Ospite“: la persona fisica o giuridica che effettua una prenotazione e soggiorna presso la Struttura.
„Prenotazione“: la richiesta di disponibilità della camera, confermata mediante accettazione da parte della Struttura secondo le modalità indicate sul sito.
„Tariffa“: il prezzo applicato per la camera e relativi servizi accessori, indicato al momento della prenotazione.
„Check-in online“: la procedura di registrazione digitale dell’Ospite prima dell’arrivo in struttura.
„Codice di accesso“ o “codice personalizzato”: il codice inviato via email che permette all’Ospite l’ingresso autonomo nella Struttura.
„Tassa di soggiorno“: la tassa comunale imposta dal comune di Bologna, da versare da parte dell’Ospite secondo la normativa vigente.

2. Oggetto del contratto

2.1. Le presenti condizioni regolano il rapporto tra la Struttura e l’Ospite a partire dalla conferma della Prenotazione e fino al Check-out.
2.2. La conferma della Prenotazione è condizione necessaria perché il contratto di soggiorno si ritenga concluso. Fino a tale momento la Struttura può, a sua discrezione, rifiutare la Prenotazione.
2.3. Il contratto riguarda esclusivamente il servizio di alloggio nella camera prenotata e gli eventuali servizi accessori esplicitamente indicati in fase di prenotazione.

3. Tariffe, pagamento e garanzia

3.1. Le tariffe sono espresse in Euro e sono quelle indicate al momento della conferma della Prenotazione. Possono variare in funzione della stagione, della tipologia della camera, del numero di ospiti, della durata del soggiorno e di eventuali promozioni.
3.2. Il pagamento può essere effettuato tramite carta di credito/debito, Nexi o bonifico bancario anticipato, nei termini indicati al momento della conferma.
3.3. In caso di pagamento tramite bonifico, l’Ospite è tenuto a trasmettere la ricevuta all’indirizzo email [email protected]
. La mancata ricezione della ricevuta nei termini indicati potrà comportare l’annullamento della Prenotazione e la perdita dell’acconto versato.
3.4. Qualora la Struttura richieda una carta di credito a garanzia, l’Ospite accetta che la Struttura trattenga i dati della carta esclusivamente a fini di garanzia per addebiti eventuali, senza procedere ad autorizzazione preventiva salvo diversamente indicato.
3.5. Le tariffe non includono la Tassa di soggiorno comunale, che sarà addebitata a parte secondo le modalità previste dal Comune di Bologna.

4. Check-in, accesso e check-out

4.1. Il giorno dell’arrivo la camera è a disposizione dell’Ospite a partire dalle ore 15:00 in poi. In caso di arrivo anticipato l’Ospite può richiedere la disponibilità della camera prima di tale ora, soggetta a conferma della Struttura e a eventuale supplemento.
4.2. Il giorno della partenza la camera deve essere liberata entro le ore 11:00. In caso di check-out posticipato è possibile richiedere disponibilità, la quale sarà soggetta a conferma della Struttura e a eventuale supplemento.
4.3. L’accesso alla Struttura avviene in modalità autonoma: dopo la conferma della Prenotazione e il completamento del Check-in online, l’Ospite riceverà una email contenente istruzioni dettagliate e il codice personale di accesso.
4.4. L’Ospite dichiara di aver ricevuto e accettato le istruzioni di accesso autonomo, e si impegna a rispettarne l’uso corretto. La Struttura non è responsabile di eventuali disservizi dovuti a uso errato o negligente del codice di accesso.

5. Modifica, cancellazione e no-show

5.1. Le condizioni di cancellazione e modifica della Prenotazione sono indicate nella tariffa selezionata e visualizzate al momento della conferma.
5.2. In generale:

Cancellazioni entro il termine gratuito indicato: rimborso integrale del versato (o nessun addebito).

Cancellazioni dopo il termine: addebito dell’importo totale (o della percentuale indicata nella tariffa).

Mancato arrivo (no-show): addebito dell’importo totale del soggiorno.
5.3. Nessun rimborso sarà previsto in caso di partenza anticipata da parte dell’Ospite, salvo diverso accordo scritto.
5.4. La Struttura si riserva il diritto di risolvere il contratto e trattenere l’intero importo versato nel caso in cui l’Ospite non rispetti una o più clausole del presente documento o del regolamento interno.

6. Regole della casa, responsabilità e danni

6.1. Animali non ammessi.
6.2. Struttura non fumatori: è vietato fumare all’interno delle camere, dei bagni e delle aree comuni; l’inosservanza potrà comportare un addebito supplementare per sanificazione.
6.3. È vietato ospitare persone non registrate al momento del check-in, organizzare feste o eventi non autorizzati.
6.4. L’Ospite è responsabile del corretto uso degli arredi, degli impianti e delle dotazioni della camera. Qualsiasi danno, ammanchi o uso improprio sarà addebitato all’Ospite, previa comunicazione e documentazione.
6.5. La Struttura non è responsabile per oggetti di valore lasciati nelle camere o nelle aree comuni. Si consiglia all’Ospite di attivare, se disponibile, la cassaforte o di custodire personalmente gli oggetti di valore.
6.6. In caso di fuga da incendio, allarme o pericoli: l’Ospite si impegna a seguire le procedure indicate dalla Struttura e dall’Autorità competente. La mancata collaborazione può comportare l’allontanamento immediato.

7. Pulizie, biancheria e servizi accessori

7.1. La tariffa comprende la pulizia finale della camera e il cambio di biancheria come indicato nella descrizione della camera. Se l’Ospite richiede pulizie supplementari o cambio biancheria extra, questi potranno comportare un supplemento che sarà comunicato previamente.
7.2. La Struttura si riserva il diritto di applicare un supplemento quando la camera viene lasciata in condizioni particolarmente disordinate o richiede pulizie straordinarie.
7.3. I servizi accessori (es. colazione, late check-out, noleggio bici, trasferimenti) non sempre sono inclusi nella tariffa e, se richiesti, saranno indicati al momento della prenotazione o addebitati direttamente in struttura.

8. Tassa di soggiorno

8.1. La Tassa di soggiorno comunale non è inclusa nel prezzo della camera, salvo diversa indicazione.
8.2. L’importo della tassa sarà addebitato all’Ospite durante la fase di check-in online o presso l’ufficio della Struttura, in base alla normativa del Comune di Bologna vigente al momento del soggiorno.
8.3. Qualora la normativa comunale subisca variazioni successive alla conferma della Prenotazione, tali variazioni saranno comunque applicabili all’Ospite.

9. Trattamento dei dati personali (Privacy)

9.1. La Struttura garantisce il trattamento dei dati personali dell’Ospite in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa italiana vigente.
9.2. I dati forniti dall’Ospite al momento della Prenotazione o del Check-in online saranno utilizzati per finalità di gestione della Prenotazione, dell’accesso, dell’assistenza e di comunicazioni operative.
9.3. L’Ospite ha il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità dei dati, secondo quanto previsto dalla normativa. Per informazioni dettagliate è possibile consultare la Policy Privacy della Struttura.
9.4. Le aree comuni della Struttura possono essere videosorvegliate per motivi di sicurezza e tutela del patrimonio; la registrazione viene effettuata in conformità alla normativa sulla privacy.

10. Forza maggiore e casi fortuiti

10.1. Nessuna delle parti sarà responsabile per l’inadempimento delle obbligazioni contrattuali laddove tale inadempimento sia dovuto a causa di forza maggiore o caso fortuito, incluso scioperi, calamità naturali, incendi, atti di terrorismo, pandemia, interruzioni di servizi pubblici, ordinanze delle Autorità o altri eventi al di fuori del controllo ragionevole della parte interessata.
10.2. In tali casi la Struttura farà quanto ragionevolmente possibile per offrire una soluzione alternativa, ma non è previsto alcun rimborso.

11. Modifiche dell’offerta e over-booking

11.1. La Struttura si impegna a rispettare quanto indicato nella conferma della Prenotazione; tuttavia si riserva di modificare le caratteristiche dell’alloggio (es. tipologia della camera, arredamento, servizi accessori) qualora ne sussista la necessità o motivi tecnici. In tal caso la Struttura provvederà a comunicare tempestivamente all’Ospite e offrirà sistemazione alternativa di pari o superiore categoria o il rimborso della differenza di prezzo.
11.2. In caso di over-booking (prenotazioni accettate superiori alla disponibilità) la Struttura garantirà, a sua discrezione, un’alternativa equivalente e, in mancanza, procederà al rimborso della somma già versata.

12. Reclami e assistenza

12.1. L’Ospite può inoltrare reclamo scrivendo all’indirizzo email [email protected]
o telefonando al numero indicato sul sito della Struttura.
12.2. La Struttura si impegna a rispondere al reclamo entro un termine ragionevole (di norma entro 14 giorni lavorativi).
12.3. Fatto salvo il diritto dell’Ospite ad adire le vie legali, la Struttura invita l’Ospite stesso a cercare una risoluzione amichevole prima di intraprendere ulteriori azioni.

13. Legge applicabile e foro competente

13.1. Le presenti condizioni sono regolate dalla legge italiana.
13.2. Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o validità del contratto, sarà competente il foro di Bologna, salvo diversa disposizione inderogabile.

14. Accettazione delle condizioni

Con la conferma della Prenotazione l’Ospite dichiara di aver letto, compreso e accettato in ogni sua parte il presente documento di condizioni generali e tariffarie, nonché il regolamento interno della Struttura, che ne costituiscono parte integrante.

PRIVACY POLICY – Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679

Il titolare del trattamento dei dati personali è Active Media Srl, con sede legale in Via Nazionale 98/B, 89812 Pizzo (VV), P.IVA 03312370798. L’indirizzo email per ogni comunicazione relativa alla privacy è [email protected]
.

I dati personali trattati comprendono le informazioni fornite dagli ospiti in occasione della prenotazione, del check-in online, del soggiorno o durante le comunicazioni con la struttura. Possono includere dati anagrafici, dati di contatto, dati relativi al soggiorno, informazioni di pagamento limitate alle transazioni, dati di navigazione del sito e immagini registrate dai sistemi di videosorveglianza nelle aree comuni. Non vengono trattati dati sensibili o appartenenti a categorie particolari.

I dati vengono trattati per le seguenti finalità: gestione delle prenotazioni, del check-in e del soggiorno; adempimento di obblighi amministrativi, fiscali e legali; comunicazioni con gli ospiti tramite email, telefono o WhatsApp; tutela del patrimonio e sicurezza tramite videosorveglianza; invio di comunicazioni promozionali, newsletter o offerte speciali previa acquisizione del consenso; analisi statistiche e miglioramento dei servizi tramite cookie tecnici e analitici. Le basi giuridiche del trattamento sono l’esecuzione del contratto, l’adempimento di obblighi legali, il consenso espresso e il legittimo interesse del titolare.

Il trattamento avviene con strumenti informatici e cartacei nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, pertinenza e sicurezza previsti dal Regolamento. Sono adottate misure tecniche e organizzative idonee a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, alterazioni o perdite.

I dati possono essere comunicati a personale autorizzato e a soggetti esterni che collaborano con il titolare per finalità connesse all’erogazione dei servizi, quali consulenti amministrativi o tecnici, fornitori di servizi informatici e gestionali, istituti di pagamento e autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge. Tra i principali responsabili esterni rientrano, ove applicabile, Solutions Plus S.r.l. (P.IVA 07375150724), gestore della piattaforma KrossBooking utilizzata per la gestione delle prenotazioni, e Nexi Payments S.p.A., per l’elaborazione dei pagamenti elettronici. L’elenco completo dei responsabili esterni è disponibile su richiesta all’indirizzo [email protected]
.

I dati non vengono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In caso di futuri trasferimenti verso Paesi terzi, questi avverranno nel pieno rispetto degli articoli 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679.

I dati personali vengono conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti. In generale, i dati amministrativi e fiscali vengono conservati per 10 anni; i dati relativi alle prenotazioni e comunicazioni con gli ospiti fino a 24 mesi dal termine del soggiorno; i dati utilizzati per finalità di marketing fino a 24 mesi dal consenso; le immagini di videosorveglianza per un periodo massimo di 7 giorni, salvo proroghe motivate da indagini o eventi particolari; i dati tecnici di navigazione per 12 mesi o in forma anonimizzata. Decorso tale periodo, i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

L’interessato ha diritto di ottenere l’accesso ai propri dati personali, di chiederne la rettifica o la cancellazione, di limitarne il trattamento o di opporsi al loro utilizzo, nonché di richiederne la portabilità. È inoltre possibile revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato in precedenza. Le richieste vanno inviate all’indirizzo [email protected]
. L’interessato ha anche diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it
).

Le aree comuni della struttura possono essere videosorvegliate per finalità di sicurezza e tutela del patrimonio. Le immagini sono conservate per un periodo massimo di sette giorni, salvo estensioni giustificate da necessità di indagine o richieste delle autorità competenti.

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La presente informativa potrà essere aggiornata per adeguarsi a modifiche normative o a variazioni dei trattamenti effettuati. La versione aggiornata sarà sempre disponibile sul sito www.4starbologna.com
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Ultimo aggiornamento: ottobre 2025
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